Privacy verklaring

VGH de Kapel

Privacy verklaring

  1. Deze privacyverklaring van de Vrijzinnige Geloofsgemeenschap Hilversum de Kapel (verder te noemen VGH) is tevens de privacyverklaring van
  • De Doopsgezinde gemeente Huizen- Hilversum,
  • De afdeling Hilversum van de NPB / VH
  • De Remonstrantse gemeente Hilversum e.o., (verder te noemen denominaties).
  1. Deze privacyverklaring is opgesteld om de rechten van alle leden, vrienden en begunstigers omtrent ieders privacy te waarborgen en om aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) te voldoen.
  1. Conform de AVG (wettelijke en rechtmatige grondslag) is het de VGH toegestaan de persoonsgegevens te verwerken.
  1. Het doel van het vastleggen van de persoonsgegevens is de onderlinge communicatie.

Een geloofsgemeenschap is pas van waarde als er onderling contact tussen leden en vrienden mogelijk is.

  1. Personen

De personen wie het betreft zijn:

  • Leden, vrienden en begunstigers van de VGH en onderliggende denominaties
  • Abonnees op het maandelijkse blad van de VGH, Kapelnieuws, of de digitale Nieuwsbrief, die geen lid zijn van de VGH of de onderliggende denominaties.
  • Belangstellenden, die van plan zijn lid of vriend te worden
  1. Persoonsgegevens

Van leden, vrienden en begunstigers worden de volgende gegevens in de ledenadministratie verwerkt:

Naam, adres, geboortedatum, telefoon, emailadres. Indien iemand lid, vriend, begunstiger is van één van de denominaties wordt dit  tevens vastgelegd. Dit laatste is een bijzonder persoonsgegeven. De VGH moet  dit volgens de kerkorde en statuten vastleggen. Er wordt met de Autoriteit Persoonsgegevens op landelijk niveau nog overlegd  hoe kerken dit binnen de AVG toch mogen en kunnen doen.

  1. Verwerking

Bestuur en voorgangers hebben toegang tot de ledenadministratie.

Het bestuur machtigt specifieke leden/vrienden voor het uitvoeren van taken, waarbij persoonsgegevens in het geding zijn. Dit betreft het uitvoeren van de ledenadministratie, de financiële administratie en het mogelijk maken van onderling contact.

De gegevens van personen die lid of vriend zijn van één van de denominaties worden doorgegeven aan het landelijk bureau van de betreffende denominatie. Hiertoe stellen wij een verwerkersovereenkomst op met de landelijke organisaties.

  1. Het bestuur van de VGH neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
  1. Het bestuur van de VGH gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: Microsoft office of soortgelijke systemen.
  1. Bewaren
  • De ledenlijsten worden digitaal bewaard op computers die van een wachtwoord zijn voorzien
  • De volledige ledenlijst is beschikbaar voor de ledenadministratie, bestuursleden en voorgangers
  • De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig is om de doelen, waarvoor de gegevens worden verzameld, te realiseren. Na afloop van het lidmaatschap worden gegevens vernietigd
  • De financiële administratie wordt gedurende de wettelijke termijn bewaard
  1. Het bestuur van de VGH deelt de persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met instanties die de gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens. De VGH blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
  1. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Elk lid heeft het recht om de persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft zij het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door de VGH en heeft zij het recht op gegevensoverdraagbaarheid te voorkomen.

Elk lid kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens sturen naar de ledenadministratie.

NB Een verzoek om verwijdering houdt tevens in dat u uw lidmaatschap opzegt.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door het betreffende lid is gedaan, vragen wij een kopie van het identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek.

Het bestuur van de VGH wil u er tevens op wijzen dat er de mogelijkheid is om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

  1. Beveiliging

Het bestuur van de VGH neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als iemand de indruk heeft dat de gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met één van onze bestuursleden.

Voor vragen over de privacy kunt u terecht bij het bestuur van de VGH de Kapel of de kerkenraden,  resp. het bestuur van de Doopsgezinde gemeente Huizen-Hilversum, de Remonstrantse gemeente Hilversum e.o. en de NPB/VH afdeling Hilversum.

Deze privacyverklaring staat op de website, is aangekondigd in het Kapelnieuws en is onderdeel van het aanmeldingsformulier.